Por María Ester Calvo. Directora Comercial Switch Mind. Agosto 2022
Si bien es cierto, desde nuestra mirada relacional, un error es siempre ex post, en esta publicación llamamos la atención de manera preventiva para quienes a diario usamos como herramienta el correo electrónico.
Hoy por hoy, enviar correos electrónicos es una actividad que hacemos prácticamente todos los días. Es más, se ha tornado un recurso fundamental en la vida de las organizaciones y tiene sus propias formas que, de una u otra manera, deben acordarse entre quienes participan en las organizaciones.
Denotan incluso, referencia a una sana y buena convivencia. En las líneas venideras, algunos consejos y ejemplos de prácticas que deberíamos evitar:
Hoy por hoy, enviar correos electrónicos es una actividad que hacemos prácticamente todos los días. Es más, se ha tornado un recurso fundamental en la vida de las organizaciones y tiene sus propias formas que, de una u otra manera, deben acordarse entre quienes participan en las organizaciones.
Denotan incluso, referencia a una sana y buena convivencia. En las líneas venideras, algunos consejos y ejemplos de prácticas que deberíamos evitar:
1. No a las listas de contactos.
Sucede mucho, ya sea por ignorancia o pereza, que al momento de enviar un mensaje para un grupo se utiliza la opción «responder a todos», enviando a los receptores la cadena de mensajes anteriores. Esto, a parte, de ser poco cuidadoso, puede generar confusiones, molestias y, desacreditar a quien envía.
Sucede mucho, ya sea por ignorancia o pereza, que al momento de enviar un mensaje para un grupo se utiliza la opción «responder a todos», enviando a los receptores la cadena de mensajes anteriores. Esto, a parte, de ser poco cuidadoso, puede generar confusiones, molestias y, desacreditar a quien envía.
2. Línea del asunto en blanco.
Es muy común que ejecutivo y/o candidatos jóvenes envíen sus postulaciones y mensajes con el campo de asunto vacío. ¡Grave error! ¿Por qué? Primero, que si ese espacio existe es para que escribamos efectivamente algo que nos resulte de utilidad; segundo, se lee como una falta de respecto recibir un mail sin asunto; tercero, si quieres ser leído, debes evitar que se pierda en el cúmulo, así que la sugerencia es que nos esforcemos en escribir un asunto llamativo, pero que debe entrever el objetivo.
Es muy común que ejecutivo y/o candidatos jóvenes envíen sus postulaciones y mensajes con el campo de asunto vacío. ¡Grave error! ¿Por qué? Primero, que si ese espacio existe es para que escribamos efectivamente algo que nos resulte de utilidad; segundo, se lee como una falta de respecto recibir un mail sin asunto; tercero, si quieres ser leído, debes evitar que se pierda en el cúmulo, así que la sugerencia es que nos esforcemos en escribir un asunto llamativo, pero que debe entrever el objetivo.
3. Escribir enojado (a)
“La emoción define la acción”. Clásica frase de nuestros días e intervenciones. Claro está que todos tenemos momentos malos. Si tienes algo que decir a alguien, busca el momento y la forma (asertividad), pero díselo en persona. Si te escriben un correo cuyo tono no te agrada, no lo respondas. Ya encontrarás la manera de hablarlo personalmente con quien te lo envió. Alguna vez escuchamos de la técnica de las 24 horas. Esta nos invitaba a escribir, pero guardar por 24 horas; luego de este tiempo volver a leer. Notará la diferencia y por cierto, las consecuencias.
“La emoción define la acción”. Clásica frase de nuestros días e intervenciones. Claro está que todos tenemos momentos malos. Si tienes algo que decir a alguien, busca el momento y la forma (asertividad), pero díselo en persona. Si te escriben un correo cuyo tono no te agrada, no lo respondas. Ya encontrarás la manera de hablarlo personalmente con quien te lo envió. Alguna vez escuchamos de la técnica de las 24 horas. Esta nos invitaba a escribir, pero guardar por 24 horas; luego de este tiempo volver a leer. Notará la diferencia y por cierto, las consecuencias.
4. Confundirlos con un chat.
Cuida las formas en un mail. Es un documento que queda archivado, por lo cual deberías pensar bien qué y cómo te expresas. Idealmente, empieza con un saludo, explica el asunto, despídete y fírmalo. ¡Importantísimo! No cometas faltas de ortografía (que incluye los signos de puntuación).
Cuida las formas en un mail. Es un documento que queda archivado, por lo cual deberías pensar bien qué y cómo te expresas. Idealmente, empieza con un saludo, explica el asunto, despídete y fírmalo. ¡Importantísimo! No cometas faltas de ortografía (que incluye los signos de puntuación).
5. Ni todo en mayúscula ni todo en minúscula.
Primeramente, escribir todo en mayúsculas es bastante desagradable a la vista. No estamos en la antigua Roma. Demuestra preocupación por la presentación del texto y ocúpate de que se interprete adecuadamente, tanto en tono como en contenido.
Tampoco escribas todo en minúscula: pon mayúscula inicial en cada oración.
